এম.এস এক্সেল কী? এক্সেলের কাজ

• Feb 13, 2024

এম.এস এক্সেল কী? এক্সেলের কাজ

এম.এস এক্সেল কী?

Excel শব্দের আভিধানিক অর্থ শ্রেষ্ঠতর হওয়া। গুণ, কৃতিত্ব প্রভৃতি বিবেচনায় শ্রেষ্ঠতর বা উৎকৃষ্টতর হওয়া। বিশ্বখ্যাত মাইক্রোসফট কর্পোরেশন কর্তৃক তৈরী ও বাজারজাতকৃত এ প্রোগ্রামটি এক সাথে অনেক সমস্যা সামাধানে অন্যান্য অনেক প্রোগ্রামের থেকে শ্রেষ্ঠতর। তাই এর নামটি যথার্থ বলেই মনে হয়। উইন্ডোজ ভিত্তিক এ  Application প্রোগ্রামটির সাহায্যে জটিল গাণিতিক পরিগণনা, তথ্য ব্যবস্থাপনা এবং তথ্যকে আকর্ষণীয় করে উপস্থাপনায় নিখুঁত ভাবে চার্ট বা গ্রাফ তৈরী করা ইত্যাদি ছাড়াও আরও অনেক জটিল কাজকে সহজে সমাপন করা যায়। এক্সেলের সুবিশাল পৃষ্ঠাটি কলাম ও সারিভিত্তিক সেলে বিভক্ত হওয়ায় এতে বিভিন্ন তথ্য সন্নিবেশ করে তথ্য বিশ্লেষণ করা যায় বলে একে স্প্রেডশীট এনালিসিস প্রোগ্রাম বলা হয়।

মাইক্রোসফট এক্সেল মাইক্রোসফট কর্পোরেশন এর তৈরি স্প্রেডশীট বিশ্লেষনী প্রোগ্রাম। এই প্রোগ্রাম মাইক্রোসফট অফিস স্যুটের প্যাকেজ আকারে থাকে। এতে ২৫৬টি কলাম এবং ৬৫৫৩৬ টি রো থাকে। স্তম্ভ (কলাম) গুলোকে A, B, C...AA,AB..BA, BB,BC...IV ইত্যাদি নামকরণ করা হয়। অন্যদিকে সারি (রো) গুলোর নম্বর ১ থেকে শুরু করে ৬৫৫৩৬। সারি এবং স্তম্ভের সমন্বয়ে তৈরি হয় এক একটি ঘর (সেল)। প্রতিটি কার্যক্ষেত্রে ১৬,৭৭৭,২১৬টি ঘর রয়েছে।

  এক্সেল (EXCEL) এর কাজসমূহ:

§  একটি সাধারন খাতায় পেন/পেন্সিল, রাবার এবং ক্যালকুলেটর মেশিন দিয়ে যে যে কাজ করা যায় এক্সেলের বিরাট পৃষ্টায় আমরা তার চেয়েও অনেক বেশী এবং জটিল কাজ সম্পন্ন করতে পরি।

§  দৈনন্দিন হিসাব সংরণ ও বিশ্লেষণ করতে পারি।

§  বার্ষিক প্রতিবেদন প্রণয়ন করতে পারি।

§  বাজেট প্রণয়ন করতে পারি।

§  ব্যাংক ব্যবস্থাপনার যাবতীয় কাজ করতে পারি।

§  উৎপাদন ব্যবস্থাপনার কাজ করতে পারি।

§  আয়কর ও অন্যান্য হিসাব নিকাশ তৈরী করতে পারি।

§  বৈজ্ঞানিক ক্যালকুলেশণ করতে পারি।

§  বেতন হিসাব তৈরী করতে পারি। এছাড়াও আরোও অনেক কাজ করা যায়।

এক্সেল (Excel) এর Spreadsheet কি ?

স্প্রেডশীট শব্দটির আভিধানিক অর্থ হলো ছড়ানো পাতা। এখানে Spread শব্দের অর্থ ছড়ানো আর sheet শব্দের অর্থ পাতা। একসঙ্গে Spreadsheet অর্থ ছড়ানো পাতা। গ্রাফ কাগজের ন্যায় X অক্ষ এবং Y অক্ষ বরাবর খোপ খোপ ঘরের ন্যায় অনেক ঘর সম্বলিত বড় শীটকে স্প্রেডশীড বলে।

এক্সেল (Excel) এর Worksheet কি ?

এক্সেল এর সুবিশাল পাতার যে অংশে কাজ করা হয় তাকে Worksheet বলে। মূলত: স্প্রেডশীটই হলো Worksheet একটি খাতায় যেমন অনেকগুলো পাতায় লেখা যায়, এক্সেলেও তেমনি ভিন্ন ভিন্ন ওয়ার্কশীট খুলে তাতে কাজ করা যায়।

২.১৭ ওয়ার্কশীট ও ওয়ার্ডবুকের মধ্যে পার্থক্য কি?

Cell কি? ইহা কত প্রকার ও কি কি?

এক্সেলের ওয়ার্কশীটটি সারি ও কলাম ভিত্তিক। উপরে A, B, C, D……….. ইত্যাদি হলো বিভিন্ন কলামের নাম এবং বাম পাশের 1,2,3,4,5………..ইত্যাদি হলো সারি সংখ্যা। সারি ও কলামের পরষ্পর ছেদে তৈরীকৃত ছোট ছোট আয়তকার ঘরকে সেল বলা হয়। অর্থাৎ Worksheet এর বর্গাকৃতি একেকটি ঘরই হল Cell। মাইক্রোসফট এক্সেলে মোট ২৫৬টি কলাম এবং ৬৫৫৩৬ টি রো থাকে। এতে ১৬,৭৭৭,২১৬টি ঘর বা সেল রয়েছে। সেল দুই প্রকার। যথা:

১. অ্যাকটিভ সেল (Active Cell): সক্রিয় সেল হলো সেইগুলো যেগুলোতে সেই মুহুর্তে কাজ করা হচ্ছে।

২. ইন্যাকটিভ সেল (Inactive Cell): নিষ্ক্রিয় সেল হলো সেইগুলো যেগুলো সক্রিয় নয়। অর্থাৎ ঐ মূহুর্তে কাজ করা হচ্ছে না।

ফর্মুলা কাকে বলে? ফর্মুলা কত প্রকার ও কি কি? ফর্মুলা লেখার নিয়ম বর্ণনা করুন।

ফর্মুলা হলো একটি স্বয়ংক্রিয় পদ্ধতি। যে পদ্ধতির ব্যবহার করে স্প্রেডশীট প্রোগ্রামে হিসাব-নিকাশ( যোগ-বিয়োগ,গুণ, ভাগ, শতকরা) সমতুল্যতা ইত্যাদি কাজ সম্পন্ন করা হয়, তাকে বলা Formula হয়।

ফর্মুলা প্রধানত: তিন প্রকার। যথা-

১) গাণিতিক ফর্মূলা (Arithmatical Formula): গাণিতিক ফর্মুলার সাহায্যে যোগ, বিয়োগ, গুণ, ভাগ, শতকরা ইত্যাদি হিসাব নিকাশের কাজ সম্পন্ন করা হয়।

২) যুক্তিমূলক বা লজিক্যাল ফর্মূলা (Logical Formula): যুক্তিমূলক ফর্মূলার সাহায্যে শর্ত নির্ভর কাজ সম্পন্ন করা হয়। যেমন- মূলবেতন যদি ৯০০ টাকা বা তার বেশী ৪০% ভাগ যোগ করতে হবে। হিসেবে এই নির্দেশ প্রদান করার জন্য ব্যবহৃত ফর্মূলাকে বলা হয় লজিক্যাল বা যুক্তিমূলক ফর্মূলা।

৩) টেক্সট ফর্মূলা (Text Formula): অনেক সময় ফর্মূলায় সরাসরি শব্দ ব্যবহার করা হয়। যেমন- বিভিন্ন বয়সী মানুষের একটি ওয়ার্কশীটের বয়সের ভিত্তিতে সবার নামের বরাবর মন্তব্যের ঘরে ৪০-৬০ বছর বয়সীদের যুবক, ১০-১৫ বছর বয়সীদের কিশোর লিখতে হবে। এজন্য শব্দগুলো টেক্সট ফর্মূলা হিসেবে সরাসরি ফর্মূলায় ব্যবহার করা হয়। অর্থাৎ শুধুমাত্র লেখার ভিত্তিতে যে ব্যবহৃত হয়, তাকে বলা হয় Text Formula।

ফর্মুলা বলতে বোঝানো হয় গাণিতিক প্রক্রিয়া, যা সেল রেফারেন্স এবং আসল মূল্য (অ্যাকচুয়াল ভ্যালু) যে কোনও ধরনের কম্বিনেশন বা মিশ্রণ ব্যবহার করে। সাধারণ ভাবে একটি অঙ্ক করতে চাইলে একটি ফর্মুলা বা নিয়ম ব্যবহার করা যায়, যেমন ১০৬* ৩ লিখে এই হিসেবের উত্তর দেখতে পারা যায়। তবে ফর্মুলা বা নিয়মের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ব্যবহার হল অন্য সেলের সঙ্গে সম্পর্ক।

প্রত্যেকটি ফর্মুলা বা নিয়ম অবশ্যই যোগ অথবা সমান চিহ্ন (=) দিয়ে শুরু করতে হবে। যেমন, A2 সেলের সংখ্যা থেকে A1 সেলের সংখ্যা বাদ দিতে হবে ফর্মুলা বা নিয়ম হবে =A2-A।; যখন এই এন্ট্রি বা বিষয় স্বীকার করে নেওয়া হবে, এক্সেল হিসাব করে এবং সেলে ফলাফল প্রদর্শন করে। যদি পরে A1 অথবা A2 সেলে কোনও সংখ্যা পরিবর্তন করা হয়, এক্সেল আবার হিসাব করে এবং নতুন ফলাফল প্রদর্শন করে।

ফর্মুলা প্যালেট দেখাতে ফর্মুলা বারে সমান চিহ্ন ক্লিক করে কোনও ফর্মুলা শুরু করা যেতে পারে।

কোনও নিয়ম বা ফর্মুলা লেখার বা স্বীকার করার সময় এক্সেল কিছু ধরনের ভুল দেখাতে পারে। কিছু ক্ষেত্রে এটি কোনও সংশোধনের ইঙ্গিত দিতে পারে। যদি সংশোধন করতে হয়, তবে মেসেজ বক্সে ‘ইয়েস’ বা ইতিবাচক শব্দে ক্লিক করতে হবে, তা না হলে ‘নো’ বা নেতিবাচক শব্দে ক্লিক করতে হবে।

তারিখ ব্যবহার করেও নিয়ম তৈরি করা যেতে পারে। যেমন, সেল F10 এবং H23 তারিখের আধার হলে দু’টি সেলের মধ্যবর্তী দিনের হিসেব = H23 – F10 নিয়মে করা যায়। এক্সেল মাস/দিন/বছর, এই ফরম্যাটে উত্তর বা ফলাফল প্রদর্শন করে। তারিখের মধ্যে মাস (mm), দিন (dd) এবং বছর (yy) দেখায়।

ফর্মুলা ও ফাংশনের মধ্যে পার্থক্য লিখুন।

Cell Reference বা সেলের Address (ঠিকানা) কি?

Microsoft Excel-এর একটি ওয়ার্কশীটে মোট ১,৬৭,৭৭,২১৬ টি সেল রয়েছে। ওয়ার্কশীটে রো লেবেলগুলোকে সংখ্যা দ্বারা এবং কলামের লেবেলগুলোকে এক বা একাধিক বর্ণ দ্বারা প্রকাশ করা হয় । একটি সেলের পরিচিতি ঐ সেলের কলাম নম্বরের সাথে রো নম্বর মিলিয়ে প্রকাশ করা হয়। যেমন B7 হচ্ছে B কলাম ও ৭ নং রো এর ছেদক। এই ধরণের আপেক্ষিক নাম (B7)কে সেলের ঠিকানা বা সেল রেফারেন্স বলা হয়।

Worksheet-এ Range বলতে কি বুঝ?

Range: স্প্রেডশীট নিয়ে কাজ করার সময় প্রায়ই একাধিক সেলকে একসাথে নিয়ে কাজ করতে হয়। এক্ষেত্রে একাধিক ঘরকে সিলেক্ট করে সম্পাদনা, ফর্মেটিং, ফর্মুলা প্রয়োগ ইত্যাদি কাজ করতে হয়। এমন কাজের আওতায় থাকা সেলসমূহ বা একসংগে সিলেক্ট করা সেলসমূহ অথবা যতটুকু এলাকা জুড়ে কাজের আওতা থাকে, সেই এলাকাকে একসঙ্গে Range বলা হয়। যেমন: A1:A7

ফিল হ্যান্ডল (Fill Handle) কি?

ওয়ার্কশীট (Work-Sheet)-এর পাশাপাশি সেলে বা পরপর সেলে একই জাতীয় লেখা বা তথ্য এন্ট্রি করতে হয়। এভাবে প্রত্যেক এন্ট্রি করা অনেক সময় সাপেক্ষ কাজ। কিন্তু এক্সেলের ফিল হ্যান্ডল কমান্ড দিয়ে সহজেই একই ধরণের তথ্য দ্বারা পূরণ করা যায়। মাউস পয়েন্টারের ডানপার্শ্বের Black Cross বা যোগ চিহ্ন (+) টিকে Fill Handle বলা হয়।